Tijdens de eerste coronagolf werd een speciale regeling in het leven geroepen voor algemene vergaderingen. Daarbij had je twee opties: je had de mogelijkheid om de algemene vergadering uit te stellen of je hield de vergadering op afstand.
Ondertussen is deze regeling niet meer geldig. Toch blijft de nood aan algemene vergaderingen op afstand hoog: de coronamaatregelen en de social distancing maken het in vele gevallen onmogelijk fysiek te vergaderen. De wetgever wil hier dan ook aan verhelpen met nieuwe reglementering.
In de besloten vennootschap (BV), de coöperatieve vennootschap (CV) en de naamloze vennootschap (NV) mogen aandeelhouders op afstand deelnemen aan de algemene vergadering aan de hand van een elektronisch communicatiemiddel dat aan hen ter beschikking wordt gesteld. Dit gold vroeger enkel als dit expliciet in de statuten werd opgenomen. Omwille van de huidige omstandigheden is deze wetgeving aangepast. Je hebt nu altijd de mogelijkheid om een algemene vergadering op afstand te organiseren, dus ook zonder statutaire machtiging. De keuze om een algemene vergadering op afstand te organiseren ligt bij het bestuursorgaan. In de oproeping tot de algemene vergadering legt de onderneming duidelijk en nauwkeurig uit hoe het proces van elektronische algemene vergadering zal lopen. Belangrijk daarbij is het gebruikte communicatiemiddel. Dat moet:
Dat de statuten de mogelijkheid om op afstand te vergaderen, konden opnemen, was oorspronkelijk niet in de wet opgenomen in de context van social profit. Dit wordt nu verholpen: de mogelijkheid om een algemene vergadering op afstand te organiseren wordt ook doorgetrokken naar de vzw en ivzw.
Coronaproof vergaderen kan niet alleen door een elektronische vergadering, maar ook door schriftelijk te vergaderen. De wet voorzag deze mogelijkheid voor de BV, CV en de NV. Vreemd genoeg bestond deze manier van vergaderen vroeger niet voor de vzw. Hier komt nu ook verandering in: de schriftelijke besluitvorming van de algemene vergadering wordt ook voor de vzw ingevoerd. Net zoals bij vennootschappen, zijn er wel cumulatieve voorwaarden verbonden aan deze regeling:
Deze nieuwe wetgeving komt tot stand in een coronacontext, maar is niet tijdelijk van aard. Er is een aanpassing doorgevoerd aan het wetboek vennootschappen en verenigingen. Dit betekent dat ook buiten de context van corona schriftelijke of elektronische algemene vergaderingen mogelijk zijn, ook als de statuten hier niets over bepalen.
Auteur: Johanna Waelkens, SBB Accountants
Bron: Domus Medica