Governance Officer bij visit.brussels


De Governance Officer maakt deel uit van de dienst Internal Services binnen de pijler Finance & Operating. Hij/zij werkt nauw samen met de Manager Internal Services, de Accounting Manager en de directeur van de pijler Finance & Operating.

Hij/zij rapporteert aan de Manager Internal Services.

Opdracht

De opdracht van de Governance Officer is om processen in te voeren die noodzakelijk zijn voor de naleving van de toepasselijke procedures binnen de organisatie. Hij/zij is tevens verantwoordelijk voor het instellen van controles om de naleving van deze procedures te garanderen en voor het bekendmaken van deze procedures aan alle personeelsleden.

Hij/zij ziet toe op de samenstelling/het schrijven van alle documenten en verslagen voor het gewest: oriëntatienota, oriëntatiebrief, subsidieverantwoordingen, activiteitenverslagen, POP's ...

Doelstellingen:

Binnen de onderneming een cultuur invoeren waarin procedures worden nageleefd.

De processen invoeren en handhaven die vereist zijn voor de naleving van de wettelijke voorschriften van de onderneming op het gebied van budgettair en financieel beheer.

De vereiste KPI's implementeren om zowel met het personeel als het management te communiceren.

De oriëntatiebrief opvolgen en verslagen opstellen voor het gewest.

Verantwoordelijkheden & activiteiten 

  • Algemene verantwoordelijkheden en activiteiten:
  • Garant staan voor de naleving van de regelgeving binnen visit.brussels voor alle financiële en contractuele verbintenissen.
  • Bijdragen aan de goede werking van visit.brussels en de waarden van een kwaliteitsvolle overheidsdienst uitdragen door mee te werken aan de voorbereiding van de begroting, informatie te verspreiden, begrotingsgegevens op te vragen en te verzamelen, en richtsnoeren te verstrekken overeenkomstig de begrotingscirculaires.
  • Processen bepalen, controleren en communiceren.

Specifieke verantwoordelijkheden en activiteiten:

  • Hij/zij zorgt voor een vlotte doorstroming van belangrijke informatie naar de dossierbeheerders, het directiecomité, de raad van bestuur en het strategisch comité. 
  • Hij/zij stelt oriëntatienota's, oriëntatiebrieven, activiteitenverslagen, subsidieverantwoordingen, POP's e.d. op en coördineert de compilatie van informatie ervoor.
  • Hij/zij beheert de goedkeuringscyclus van de projectfiches. In samenwerking met het PMO controleert hij/zij de uitvoeringsgraad van de verbintenissen voor elke IO en brengt hij/zij maandelijks verslag uit aan de managers en de directeuren. Hij/zij zorgt voor consistentie tussen MS Project-rapporten en tools voor begrotingstoezicht.
  • Hij/zij volgt de subsidieaanvragen op, stelt de aanvragen op en gaat na of de besluiten zijn ontvangen. 
  • Hij/zij verzamelt alle informatie voor de subsidieverantwoordingen en stelt ze op. Hij/zij volgt de subsidies het hele jaar op evenals de betaling van de verschillende schijven. 
  • Hij/zij verzamelt alle informatie voor de beheercontrole (POP's) en is voor het gewest het contactpunt voor de opvolging.
  • Hij/zij verzamelt alle informatie voor de oriëntatiebrief in samenwerking met marketing strategy en stelt hem op. 
  • Hij/zij verzamelt alle informatie voor het activiteitenverslag en stelt het op. Hij/zij stelt alle officiële documenten op van de financiële dienst voor de AV, de RvB, het SC, de OR en het CPBW.
  • Hij/zij identificeert de fondsen van de Europese steunprogramma's waar visit.brussels een project zou kunnen indienen, stelt de antwoorden voor de projectoproepen op en volgt de binnengehaalde projecten administratief op. 
  • Juridische of letterenopleiding (communicatie, talen, vertaling)
  • Uitstekende schrijfvaardigheid in het Nederlands/Frans/Engels
  • Service- en oplossingsgericht zijn en initiatief en proactiviteit aan de dag kunnen leggen
  • Teamplayer, die in staat is transversale samenwerkingsverbanden met andere diensten en organisaties te ontwikkelen
  • Goede kennis van Microsoft-tools en ervoor openstaan om nieuwe digitale tools te ontdekken
  • Een goede kennis van de Brusselse instellingen is een pluspunt

Solliciteren kan via jd-governance-nl.pdf (visit.brussels)